経理・バックオフィスのAI活用ガイド｜中小企業の業務効率化ステップ

経理や総務といったバックオフィス業務は、実務の現場でよく見られる傾向として専任の担当者が1〜2名という中小企業も少なくなく、日々の定型作業に追われて新しい取り組みに手が回らないという声をよく聞きます。一方で、こうした定型業務の多いバックオフィスこそ、AI活用による効率化の効果を実感しやすい領域でもあります。売上に直結しない業務だからこそ後回しにされがちですが、実は投資対効果が見えやすい領域という側面もあります。本記事では、経理・総務業務でAIが実際に効率化できる範囲と、少人数の体制でも無理なく導入を進めるための考え方を解説します。

経理・総務業務でAIが効率化できる範囲

バックオフィス業務は、請求書や領収書の処理、議事録や稟議書の作成、各種データの入力・集計など、繰り返し発生する定型作業が多いという特徴があります。こうした定型作業は、AIが得意とする「決まったパターンの処理を素早くこなす」領域と相性がよく、比較的取り組みやすいのが実情です。ただし、すべての業務を一律に自動化できるわけではなく、判断が伴う業務や例外処理が多い業務は、当面は人の確認を挟みながら活用する形が現実的です。まずはどの業務にどの程度の時間がかかっているかを洗い出し、負担の大きい定型作業から優先的に検討していくとよいでしょう。

経理業務でAIを使うと何が楽になるか

経理業務にAIを取り入れると、具体的にどのような場面で負担が軽くなるのか、イメージが湧きにくいという方も多いはずです。ここでは代表的な2つの場面を取り上げて紹介します。

請求書処理・経費精算の自動化

請求書のデータ入力や経費精算の内容確認は、件数が多いほど時間を取られやすい業務です。AI-OCRなどを使えば、請求書や領収書の画像から金額・日付・取引先といった情報を読み取り、会計システムへの入力データとして整えることができます。読み取り精度は書式によってばらつきがあるため、全件を無条件に自動処理するのではなく、金額など重要な項目だけ人が目視で確認する運用にしておくと安心です。Google（Google Cloud）「Enterprise Document OCR」のドキュメントでも、OCRの読み取り精度は解像度やフォント、書類の状態によって変動するため、実際の書類でテストして精度を確認することが推奨されています。当社では、こうした確認工程を残しつつ入力作業そのものをAIに任せる形が、精度と効率のバランスが取りやすいと感じています。

議事録・稟議書作成の時短

会議の議事録作成や稟議書のたたき台づくりも、AIが時短効果を発揮しやすい業務です。会議の録音データや箇条書きのメモをもとに、AIに要点整理や文章化を任せることで、ゼロから文章を組み立てる時間を大きく減らせます。稟議書についても、過去の類似案件のフォーマットを参考にしながら、AIに初稿を作成させたうえで担当者が内容を調整する進め方が実務的です。当社でも、社内向けの資料作成にAIを活用する場面が増えており、たたき台を作る時間を短縮できる分、内容の確認や調整に時間を割けるようになったという実感があります。

バックオフィスのAI導入は何から始めればよいか

バックオフィスでAI活用を始める際は、いきなり基幹システムと連携するような大がかりな仕組みを目指すのではなく、まずは小さく低リスクな業務から着手することをおすすめします。例えば、社内向けメモの要約や議事録の下書き作成など、間違っていてもすぐに気づいて修正できる業務であれば、試しながら使い方を覚えていくことができます。当社では、まず特定のメンバーが小さな業務で試し、使い勝手や注意点をチーム内で共有してから対象業務を広げていくという進め方を実務の中で意識しています。最初から完璧な運用ルールを整えようとすると着手自体が遅れてしまうため、走りながら調整していく姿勢のほうが、少人数の体制には向いています。

導入時のリスクと確認事項

バックオフィス領域には、経理データや人事情報など機密性の高い情報が集中しているため、他部門以上に慎重な運用が求められます。特に意識しておきたいのが、数値の正確性と情報の機密性という2つの観点です。

数値の正確性を必ず確認する

AIが出力した金額や集計結果を、そのまま会計処理や報告資料に使うのは避けるとよいでしょう。AIは文章としてもっともらしい回答を作ることが得意な一方で、数値の計算や読み取りには誤りが混じる場合があります。OpenAI「Does ChatGPT tell the truth?」でも、AIは誤った回答に対して高い確信度を示す場合があり、重要な情報は必ず検証するよう案内されています。特に金額のように一桁の誤りが大きな問題につながる情報は、必ず元データと突き合わせて確認する工程を挟むことが重要です。当社では、社外に出す数値は必ず一次情報にあたって確認するという運用を徹底しており、バックオフィス業務でも同様の姿勢が欠かせないと考えています。

機密情報の扱いに注意する

取引先の口座情報や従業員の給与データなど、機密性の高い情報をAIサービスに入力してよいかどうかは、事前にルールを決めておく必要があります。OpenAI「How your data is used to improve model performance」によれば、個人向けの無料プランなどでは入力データが既定でモデルの学習に利用される場合があり、設定から利用を停止できるとされています。業務で使う場合は入力データを学習に使わない設定が用意された有料プランを選ぶことをおすすめします。判断に迷う情報については、入力しない方向で運用するのが安全です。

少人数の体制でも導入を定着させるには

経理・総務の担当者が1〜2名しかいない組織では、新しいツールの使い方を覚える時間そのものを確保しにくいという事情があります。こうした体制でAI活用を定着させるには、最初から複数の業務に一気に広げようとせず、まず1つの業務に絞って使い慣れることを優先するとよいでしょう。使い方に慣れてきた段階で、次に着手する業務を少しずつ増やしていく進め方であれば、日々の業務を止めずに導入を進められます。当社では、こうした段階的な進め方が、専任担当者が少ない組織ほど有効だと感じており、無理に全社一斉導入を目指すよりも定着しやすい傾向があります。バックオフィスに限らず、全社的なAI導入の進め方を体系的に押さえたい場合は「中小企業のAI導入ロードマップ｜3年計画で進める5つのステップとは」もあわせてご覧ください。

他部門の活用事例も参考にする

バックオフィス業務でのAI活用を検討する際は、他部門での取り組み方を参考にすることで、自社に合った進め方のヒントが見つかることもあります。部門別の具体的な活用場面については「AI業務効率化の実例集｜部門別20の事例に見る具体的な活用の方法」で幅広く紹介していますので、自部門と近い課題を持つ事例がないか確認してみるとよいでしょう。また、AI活用が進むことで組織や人材要件がどのように変化していくのかについては「AIが変えるマーケティング組織のあり方｜求められる新しい人材要件とは」で解説しています。バックオフィス部門でも、AI活用が進むにつれて求められるスキルが変わっていく可能性がある点は、共通して参考になる視点です。

導入効果を経営判断につなげる

バックオフィスでのAI活用による効率化は、削減できた作業時間を他の業務に振り向けられるという形で、経営側にも見えやすい成果につながります。削減効果を定性的な実感だけで終わらせず、投資対効果として経営判断に活かしたい場合は「マーケティングROIの計算方法｜広告費を経営判断に活かす4ステップ」で紹介している考え方も参考になります。バックオフィス業務であっても、削減できた時間や人的コストを数字で示す視点を持っておくと、次の投資判断につなげやすくなります。

まとめ

経理・総務などのバックオフィス業務は、定型作業が多い分、AI活用による効率化の効果を実感しやすい領域です。請求書処理や議事録作成といった低リスクな業務から着手し、数値の正確性と機密情報の扱いに注意しながら、少しずつ対象業務を広げていくことが、少人数の体制でも無理なく導入を定着させるコツといえます。当社では、こうした段階的な進め方を前提にバックオフィス業務のAI活用支援にも取り組んでおり、自社の業務フローに合った進め方を具体的に相談したい場合は、当社へのご相談もご検討ください。