HubSpotの活用法とは｜中堅BtoB企業のための実践活用ガイド

HubSpotを導入したものの、あまりに多機能すぎて何から使えばよいか分からず、結局一部の機能しか活用できていない——そんな声を中堅BtoB企業の担当者から数多く聞きます。せっかくの投資を最大限に活かすためには、機能を網羅的に使うことよりも、自社の業務課題に合わせてしっかりと優先順位をつけて活用することが重要です。本記事では、中堅BtoB企業がHubSpotを導入する意義と、主要機能の活用ポイント、定着させるための運用体制を解説します。

HubSpotとは何か

HubSpotとは、マーケティング・営業・カスタマーサポートの各業務を、一つのプラットフォーム上で一元管理できる、CRM(顧客関係管理)を中核に据えたツールです。見込み顧客の獲得から育成、商談化、契約後のフォローに至るまで、顧客との関係全体を通じたデータをすべて一箇所に集約できる点が大きな特徴です。

部門ごとにそれぞれ別々のツールを使っていると、顧客データが分断されてしまい、全体像がなかなか見えにくくなります。マーケティング・営業・カスタマーサポートが同じ顧客データを参照できる状態を作れることが、統合型ツールを導入する最大の意義になります。

中堅BtoB企業がHubSpotを導入する意義

中堅企業になると、顧客数や商談数が増える一方で、部門間の情報共有が属人的になりがちです。営業担当者が個人のメモで顧客情報を管理していたり、マーケティングが獲得したリードの状況を営業がまったく把握できていなかったりする状況は、規模が拡大するにつれて深刻な業務のボトルネックになりやすくなります。

当社の支援先でも、営業担当者ごとにExcelで顧客管理をしていた中堅BtoB企業が、HubSpotの導入によって顧客情報を一元化し、担当者が異動・退職した際の引き継ぎコストを大幅に削減することができたケースがあります。組織の拡大に合わせて情報管理の仕組みを整えることが、HubSpot導入の実務的な意義です。

また、部門をまたいだデータの一元化は、経営層にとっても意味があります。マーケティングの投資対効果や営業のパイプライン状況を、部門ごとの報告を待たずにリアルタイムで確認できるようになるため、経営判断のスピードそのものが着実に向上するという副次的な効果も期待できます。

主要機能の活用ポイント

HubSpotには多数の機能がありますが、まずは以下の機能から段階的に活用範囲を広げていくことをおすすめします。

• CRM機能：顧客・商談情報を一元管理し、営業活動の進捗を可視化する
• メールマーケティング機能：リードナーチャリングのメール配信を自動化する
• ランディングページ作成機能：キャンペーンごとに専用ページを素早く作成する
• レポート機能：マーケティング・営業の成果をダッシュボードで可視化する

これまでのご支援で見えてきたのは、最初からすべての機能を使いこなそうとする企業ほど、運用が複雑になりすぎて定着しない傾向があるという点です。まずはCRM機能で顧客データを丁寧に整理することから始め、運用が定着した段階で他の機能を少しずつ追加していく進め方が現実的です。

機能を追加していく順番も非常に重要です。CRMで顧客データが整理できていない段階でメール配信の自動化から始めてしまうと、そもそも配信対象となるリストの精度が低く、期待した効果が得られないことがあります。まずは土台となるデータ整備を優先し、その上に自動化や可視化の機能を積み上げていく順序を意識することをおすすめします。

導入時に押さえておきたい設計のポイント

HubSpotを導入する際は、ツールの機能を覚える前に、自社の営業プロセス(リードの定義、商談のフェーズ分けなど)を整理しておくことが重要です。ツールにあわせて業務を変えるのではなく、自社の業務プロセスをツール上でどう表現するかという視点で設計することで、現場に無理なく定着しやすいシステムになっていきます。

マーケティングと営業の間でリードの評価基準をすり合わせておくことも、HubSpot活用の前提になります。詳しくは「マーケティングと営業の連携設計とは｜アラインメントの実践手法を解説」もあわせてご覧ください。

定着させるための運用体制

ツールを導入しても、日々のデータ入力が徹底されなければ、CRMとしての価値は発揮されません。営業担当者にとってデータ入力は本来の営業活動と直接関係しない作業に感じられがちなため、入力の手間をできるだけ小さくする工夫や、入力することで得られるメリット(自動化された報告業務の削減など)を丁寧に伝えることが定着の鍵になります。

クライアント支援の現場では、導入初期に「なぜこのツールを使うのか」を現場へ丁寧に説明した企業ほど、その後の定着率が高い傾向にあります。ツールの操作研修だけでなく、導入の目的を共有する時間を設けることをおすすめします。

レポート・ダッシュボードの活用

データが蓄積されてきたら、レポート機能を使ってマーケティング・営業の成果を可視化することも重要な活用ポイントです。担当者ごとに異なるExcelで進捗を管理していた状態から、全員が同じダッシュボードを見て議論できる状態に変わることで、会議の質そのものが向上したという声もよく聞きます。

ただし、ダッシュボードを作り込みすぎると、更新や維持の手間がかえって負担になることがあります。まずは経営判断に直結する少数の指標に絞ってダッシュボードを構成し、その後必要に応じて拡張していく進め方をおすすめします。

HubSpot活用で陥りやすい失敗

よくある失敗は、導入すること自体が目的化してしまい、導入後にどう活用するかの計画が不十分なまま進めてしまうことです。高機能なツールであればあるほど、活用の設計次第で得られる効果が大きく変わってきます。

もう一つの失敗は、営業担当者へのヒアリングをせずにシステム部門だけで運用ルールを決めてしまうことです。実際にツールを日々使う現場の意見を反映しないまま導入を進めると、現場の実態に合わないルールが定着せず、形骸化してしまうことがあります。

もう一つ見落とされがちなのが、他ツールとの連携です。既存の会計システムや別のマーケティングツールとの連携を後回しにしたまま運用を始めてしまうと、結局データの二重入力が発生し、現場の負担がかえって増えてしまうことがあります。連携が必要になりそうなツールがあれば、導入初期の設計段階であらかじめ洗い出しておくことをおすすめします。

まとめ

HubSpotは、マーケティング・営業・カスタマーサポートのデータを一元管理できるツールとして、中堅BtoB企業の組織拡大に伴う情報共有の課題を解決する手段になります。すべての機能を一度に使いこなそうとせず、CRM機能から段階的に活用範囲を広げ、現場の理解と協力を得ながら運用を定着させることが成功の鍵です。導入・活用の過程で判断に迷う場面がいくつも出てくるのは自然なことなので、一人で抱え込まず、必要に応じて外部の知見も取り入れながら進めることをおすすめします。自社のツール活用を専門家と一緒に整理したい場合は、「デジタルマーケティング支援」のサービスページもあわせてご覧ください。